Tên sáng kiến: Ứng dụng Công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong việc giải quyết TTHC tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã Sơn Lĩnh.

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Bối cảnh chọn đề tài:

Trong hệ thống chính quyền các cấp, chính quyền cơ sở xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) có vai trò, vị trí và ý nghĩa rất quan trọng trong tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước vào thực tiễn đời sống xã hội, là nơi trực tiếp phát huy quyền làm chủ của nhân dân, khai thác tiềm năng tại chỗ ở địa phương trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng, tạo điều kiện cho nhân dân địa phương xây dựng cuộc sống ấm no, hạnh phúc. Vì vậy, cải cách hành chính đối với chính quyền cấp xã là vấn đề cần được quan tâm và chú trọng. Việc triển khai thực hiện phải đồng bộ trên tất cả 6 nhiệm vụ từ cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức; cải cách tài chính công và hiện đại hóa hành chính. Cơ chế một cửa, một cửa liên thông là giải pháp đổi mới về phương thức làm việc của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương các cấp, nhằm tạo chuyển biến cơ bản trong quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân. Việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên thực tế là cách thức cơ quan nhà nước giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức và là một biện pháp quan trọng để cải cách thủ tục hành chính.

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước và luôn dành sự quan tâm đặc biệt cho công tác cải cách hành chính nói chung và công tác cải cách thủ tục hành chính (TTHC) nói riêng, đồng thời đã ban hành nhiều văn bản để chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác này. 

Để cải cách hành chính đạt hiệu quả, Đảng và Nhà nước ta luôn xác định phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để hiện đại hóa nền hành chính và là công cụ quan trọng trong việc thực hiện cải cách hành chính. Với mong muốn tạo nên sự công bằng, minh bạch và hiệu quả, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính còn được xác định là động lực quan trọng thúc đẩy kinh tế – xã hội phát triển, giảm phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

2. Lý do chọn đề tài.

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) luôn được coi là nền tảng quan trọng, giải pháp mang tính đột phá để nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), góp phần thực hiện chuyển đổi số trong cải cách hành chính (CCHC).

Trước yêu cầu của tình hình mới, sự phát triển của kinh tế - xã hội cùng công tác xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số. Công tác cải cách TTHC trong đó nội dung niêm yết, tra cứu TTHC phải có những đột phá, thay đổi. Sự thay đổi này phải được diễn ra để đáp ứng yêu cầu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong cải cách TTHC, xây dựng chính quyền điện tử cấp xã đồng thời cắt giảm chi phí, thời gian niêm yết, cập nhật thay đổi thông tin TTHC cho cơ quan nhà nước; giảm bớt chi phí, thời gian đi lại cho công dân khi cần tra cứu thông tin về TTHC, nộp hồ sơ trực tuyến. Làm sao cho người dân, doanh nghiệp thấy được sự khoa học - hiệu quả - hiện đại - sẵn sàng - thân thiện khi đến giao dịch thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Sử dụng dịch vụ công trực tuyến giúp giảm thời gian, chi phí đi lại cho việc gửi hồ sơ và nhận kết quả của các tổ chức, cá nhân; tăng tính công khai, minh bạch của thủ tục hành chính; nâng cao trách nhiệm, trình độ chuyên môn và kiến thức về công nghệ thông tin của đội ngũ công chức các cơ quan hành chính nhà nước được phân công xử lý hồ sơ thủ tục hành chính góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.

Chính vì những lý do trên, bản thân tôi là 1 chuyên môn phụ trách CNTT xã Sơn Lĩnh đã nghiên cứu và chọn đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong việc giải quyết TTHC tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã Sơn Lĩnh.”

III. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

Phạm vi áp dụng: UBND xã, thị trấn và các Trung tâm hành chính công.

Đối tượng áp dụng: Người dân, doanh nghiệp cần giải quyết TTHC.

4. Mục đích nghiên cứu:

- Hệ thống hóa một số nội dung về cải cách hành chính và ứng dụng CNTT trong Cải cách hành chính

- Đề xuất giải pháp khắc phục được tình trạng làm hồ sơ thủ công trong giải quyết TTHC, góp phần quan trọng vào việc tuyên truyền CCHC, góp phần giải quyết hồ sơ TTHC nhanh gọn mang lại hiệu quả.

5. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:

• Việc sử dụng mã QR Code để quét dẫn vào đường link bộ TTHC cần thực hiện giúp người dân thực hiện một cách nhanh chóng, tiện lợi và cho kết quả chính xác, đồng thời dễ thực hiện, không mất nhiều thời gian đối với công dân và tổ chức khi liên hệ công tác thực hiện dịch vụ công tại xã, thị trấn.
• Khi quét mã QR code, dẫn đến các bộ hồ sơ mẫu, người dân sẽ xem bộ hồ sơ mẫu đó để viết hồ sơ, giảm sai sót, làm lại mất thời gian của cả người dân và công chức chuyên môn hướng dẫn.
• Phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay, không mất chi phí.

PHẦN NỘI DUNG

1. Cơ sở lý luận, thực trạng của vấn đề

• Ngày 15/7/2021, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 76/NQ-CP Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021-2030. Trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước, bên cạnh việc tích cực, khẩn trương hoàn thiện thể chế, kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC)… thì việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước (HCNN) là một khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính (CCHC) nhằm thiết lập một nền hành chính năng động, trách nhiệm, hiện đại, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội và hội nhập quốc tế.

Thời gian qua, tỉnh Hà Tĩnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo nâng cao hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và hành chính công:

Ngày 22/10/2021 UBND tỉnh ban hành quyết định số 3504/QĐ-UBND về việc ban hành chương tình tổng thể CCHC tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021 -2030 trong đó có quan điểm chỉ đạo: “Cải cách hành chính phải gắn với nâng cao nhận thức, đổi mới tư duy và hành động sáng tạo; đổi mới lề lối làm việc, phương thức quản trị hiện đại, trên cơ sở đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử với lộ trình bước đi phù hợp”

Ngày 22/10/2021 Tỉnh ủy Hà Tĩnh ban hành Nghị quyết số 05- NQ/TU về tập trung lãnh đạo, chỉ đạo chuyển đổi số tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021-2025, tầm nhìn đến năm 2030.

Ngày 18/02/2022, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 424/QĐ-UBND phê duyệt Đề án “Chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021-2025” với mục tiêu Chuyển đổi số hướng đến thực hiện mục tiêu toàn diện theo Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XIX, thực hiện thành công Nghị quyết của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về tập trung lãnh đạo, chỉ đạo chuyển đổi số tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030. Trong đó, trọng tâm là phát triển chính quyền số, kinh tế số, hướng đến xã hội số; gắn quá trình chuyển đổi số với cải cách hành chính nhằm nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công của chính quyền các cấp; góp phần đưa Hà Tĩnh trở thành tỉnh có kinh tế phát triển, xã hội tiến bộ, quốc phòng - an ninh được đảm bảo, chính trị ổn định.

Ngày 25 tháng 3 năm 2022, tỉnh ủy Hà Tĩnh ban hành Đề án số 46-ĐA-BCS về việc đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực hiệu quả lãnh đạo cảu chính quyền các cấp tỉnh Hà Tĩnh đến năm 2025.

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động mạnh mẽ, việc xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, xã hội số sẽ tạo ra những nền móng vững chắc cho việc chuyển đổi số toàn diện trong giai đoạn 2021-2030.

Thời gian qua, việc ứng dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 được xem là khâu quan trọng, then chốt trong tiến trình cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử trên địa bàn cả nước nói chung và tỉnh Hà Tĩnh nói riêng.

Ứng dụng CNTT, từng bước hiện đại hóa nền HCNN là xu hướng tất yếu trong bối cảnh cách mạng khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ hiện nay. Ứng dụng CNTT vào giải quyết TTHC góp phần nâng cao tính minh bạch, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Công tác cải cách TTHC trong thời gian qua đã đạt được nhiều kết quả nỗi bật, đặc biệt là công tác niêm yết, công khai thông tin về TTHC. Chính việc biên tập, niêm yết công khai thông tin về TTHC một cách khoa học, rõ ràng, minh bạch đã tạo điều kiện rất nhiều cho người dân trong tra cứu, tìm hiểu thông tin về TTHC và nộp hồ sơ trực tuyến.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác cải cách thủ tục hành chính nói chung và công tác niêm yết công khai thông tin về TTHC nói riêng hiện nay vẫn còn một số hạn chế nhất định. Đó là việc niêm yết thông tin TTHC vẫn còn được thực hiện một cách thủ công, truyền thống bằng bảng niêm yết và niêm yết bằng giấy tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả, điều này gây khó khăn, tốn kém cho cơ quan nhà nước cấp xã trong thực hiện công khai, niêm yết thông tin về TTHC cũng như việc cập nhật bổ sung niêm yết sau này. Với cách niêm yết thủ công này, công dân khi có nhu cầu thực hiện TTHC, hoặc nhu cầu tra cứu thông tin về TTHC, nộp hồ sơ trực tuyến sẽ phải mất nhiều thời gian, chi phí đi lại.

2. Các biện pháp đã tiến hành:

Trang Thông tin điện tử xã Sơn Lĩnh có địa chỉ truy cập tại: https://xasonlinh.hatinh.gov.vn

Bước 1: Trước tiên quản trị trang sẽ vào tạo các chuyên mục để tạo đường link đến các chuyên mục đó: ví dụ: chuyên mục Bộ TTHD ngành Tư pháp  sẽ được tạo và có đường link là: https://xasonlinh.hatinh.gov.vn/portal/KenhTin/-463207-463208.aspx

Bước 2: Truy cập địa chỉ:  https://vi.qr-code-generator.com/ để tạo mã QR Code hoặc có thể truy cập một trang Web khác tùy chọn để tạo mã.

Bước 3: Cóp các đường link đã tạo các chuyên mục ở bước 1 dán vào địa chỉ (https://vi.qr-code-generator.com/) ở bước 2 để tạo mã QR.

Bước 4:  Thao tác trên phần mềm tạo Mã QR Code để cho ra mã QR Code cho mỗi đường link cần tạo mã.

Bước 5: Tải xuống mã QR Code và in ra niêm yết sử dụng.

Quy trình tra cứu thông tin TTHC dành cho công dân khi thực hiện TTHC tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả hoặc khi có nhu cầu ta cứu thông tin TTHC, nộp hồ sơ trực tuyến; khi cần vào xem bộ hồ sơ mẫu:

Bước 1: Truy cập máy ảnh trên điện thoại hoặc mở ứng dụng Zalo hoặc một ứng dụng bất kỳ có thể quét và đọc mã QR Code (điện thoại có kết nối internet).

Bước 2: Hướng Camera điện thoại vào mã QR Code, ứng dụng sẽ đọc mã và xuất hiện một đường dẫn hướng đến bộ TTHC cần tra cứu hoặc bộ hồ sơ mẫu cần xem.

Bước 3: Công dân tra cứu thông tin về TTHC như: Thông tin chung về TTHC; các bước thực hiện TTHC; thành phần hồ sơ của TTHC; yêu cầu của TTHC; căn cứ pháp lý của TTHC và công dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến các mức độ 3, 4 ngay trên hệ thống dịch vụ công, công dân cũng có thể vào từng bộ hồ sơ mẫu để viết tờ khai mà không cần công chức chuyên môn hướng dẫn.

        Đối tượng và phạm vi ứng dụng

Đối tượng ứng dụng của sáng kiến là khách hàng đến giao dịch tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND cấp xã và Trung tâm Hành chính công trong đó cần tập trung nhân rộng để tạo nên đột phá trong xây dựng chính quyền điện tử cấp xã, nâng cao nhận thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức cấp xã.

Phạm vi ứng dụng của sáng kiến là sử dụng trong niêm yết, tra cứu thông tin và làm hồ sơ TTHC, ngoài ra có thể phát triển thêm các chức năng khác của mã QR Code trong thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, trong hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của chính quyền cấp xã.

III .Hiệu quả mang lại sáng kiến.

Giải pháp tạo mã QR Code dẫn đến đường link niêm yết các bộ TTHC, đến các bộ hồ sơ mẫu tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND xã Sơn Lĩnh được triển khai từ đầu tháng 10/2022, tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND xã Sơn Lĩnh niêm yết gồm 20 mã QR Code đường link dẫn đễn các bộ hồ sơ mẫu trong bộ TTHC. Là địa phương đầu tiên của tỉnh áp dụng cách làm sáng tạo nhằm thực hiện hiệu quả ứng dụng CNTT vào CCHC, thực hiện chương trình chuyển đổi số, xây dựng chính quyền điện tử.

Trong mỗi bộ QR Code sẽ gồm danh mục các TTHC thuộc từng lĩnh vực theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; với các nội dung gồm: Thông tin chung về TTHC; quy trình các bước thực hiện; thành phần hồ sơ; thời gian giải quyết hồ sơ; yêu cầu của TTHC, căn cứ pháp lý; biểu mẫu (nếu có); mức phí hoặc lệ phí (nếu có). Đối với mã QR dẫn đến các bộ hồ sơ mẫu sẽ có hướng dẫn thành phần hồ sơ và tờ khai của công dân được viết mẫu.

Chỉ sau 01 thời gian ngắn triển khai có thể thấy người dân rất hào hứng, chủ động truy cập tra cứu với mã QR Code. UBND xã ghi nhận phản hồi tích cực từ phía người dân, trong đó các lĩnh vực được người dân thường xuyên quan tâm, quét mã QR Code truy cập như: Hộ tịch, khai sinh, khai từ, kết hôn... Việc in bảng niêm yết TTHC bằng mã QR Code và niêm yết tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả hiện đại được sử dụng song song với bộ niêm yết TTHC bằng giấy như trước đây để dần tạo thói quen sử dụng mã QR Code cho người dân, hướng đến chỉ sử dụng mã QR Code trong niêm yết, tra cứu.

IV. Khả năng ứng dụng và triển khai.

Hiện nay, với điều kiện trang bị máy móc, đường truyền internet và wifi  đảm bảo tiêu chuẩn tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các xã, thị trấn là đảm bảo về hạ tầng kỹ thuật áp dụng.

Song với một số đơn vị để tiết kiệm diện tích bố trí máy móc và không gian trong quản lý điều hành là rất phù hợp.

V. Ý nghĩa của sáng kiến:

Đánh giá hiệu quả kinh tế và lợi ích xã hội thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến

a) Hiệu quả kinh tế:

- Áp dụng tiện ích sử dụng mã QR Code để quét dẫn đến đường link các bộ TTHC và các bộ hồ sơ mẫu sẽ không phát sinh thêm chi phí cho việc mua sắm lắp đặt vì hệ thống máy móc thiết bị của các cơ quan hành chính nhà nước, vì hiện nay hệ thống wifi miễn phí và máy móc trang bị cho các cơ quan hành chính đã đảm bảo yêu cầu.

b) Lợi ích xã hội

- Đối với công tác CCHC, tiếp nhận xử lý thủ tục hành chính: CBCC giảm thời gian hướng dẫn người dân, doanh nghiệp viết hồ sơ, giảm sai sót khi viết hồ sơ .

- Khi cần thiết, các điện thoại thông minh của công dân và tổ chức có 3G thì không phụ thuộc vào mạng internet (wifi) của xã, chủ động hơn trong công việc (có thể thực hiện tra cứu, viết hồ sơ tại nhà).

- Phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong giai đoạn hiện nay.

  Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến

Hiện nay, với điều kiện sử dụng thiết bị công nghệ điện tử cá nhân của người dân đã được cải thiện rất nhiều. 80% người dân dùng điện thoại là Smartphone (điện thoại thông minh), chỉ cần sử dụng chức năng quét mã QR trên Zalo là có thể trực tiếp tiến vào đường dẫn đến các bộ TTHC cần tra cứu.

Chi phí phát sinh cho việc áp dụng sáng kiến là 0 đồng nên không phát sinh chi phí. Không phát sinh công nghệ.

PHẦN KẾT LUẬN

1. Những bài học kinh nghiệm.

• Để triển khai giải pháp tạo mã QR Code dẫn đến đường link thực hiện các bộ TTHC có hiệu quả đòi hỏi sự chủ động của chính quyền địa phương cấp xã, sự vận dụng sáng tạo những lợi ích mà mã QR Code mang lại nhằm tối ưu hóa khả năng ứng dụng, phát triển của sáng kiến đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND cấp xã.
• Tăng cường các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức cấp xã, trong đó tập trung phổ biến, giới thiệu các ứng dụng tiện ích phục vụ giải quyết công việc và phục vụ nhu cầu thực tế của người dân tại địa phương.

Cần có sự chỉ đạo sâu sát của cấp trên nhằm tăng cường khả năng xây dựng chính quyền điện tử cấp xã, đáp ứng yêu cầu mới của thời đại bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay.

2. Những kiến nghị đề xuất:

Công tác cải cách TTHC trong đó nội dung niêm yết, tra cứu TTHC và thực hiện các bộ hồ sơ trong TTHC cần phải có những đột phá trong giai đoạn hiện nay. Trong đó sáng kiến giải pháp quét mã QR để, tra cứu thông tin thủ tục hành chính, tra cứu các bộ hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND xã Sơn Lĩnh đã được triển khai thực hiện và cho thấy hiệu quả mang lại trên thực tế. Việc nhân rộng giải pháp này sẽ là tiền đề làm thay đổi toàn diện việc niêm yết, tra cứu và nộp hồ sơ trực tuyến tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp xã, trong thời gian tới UBND xã Sơn Lĩnh mong nhận được ý kiến, góp ý của cơ quan cấp trên nhằm hoàn thiện hơn nữa giải pháp này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 – 2030.
2. Quyết định số 3504/QĐ-UBND ngày 22/10/2021 UBND tỉnh về việc ban hành chương tình tổng thể CCHC tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021 -2030.
3. Nghị quyết số 05- NQ/TU ngày 22/10/2021 Tỉnh ủy Hà Tĩnh về tập trung lãnh đạo, chỉ đạo chuyển đổi số tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021-2025, tầm nhìn đến năm 2030.
4. Quyết định số 424/QĐ-UBND Ngày 18/02/2022 của UBND tỉnh hà về phê duyệt Đề án “Chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021-2025”
5. Đề án số 46-ĐA-BCS ngày 25 tháng 3 năm 2022 của tỉnh ủy Hà Tĩnh ban hành về việc đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực hiệu quả lãnh đạo cảu chính quyền các cấp tỉnh Hà Tĩnh đến năm 2025.